De l’idée au congrès

Étape 1 : l’idée

Vous caressez l’idée d’organiser un congrès pour votre association ? Ou vous rêvez peut-être de rassembler des experts qui partagent votre passion ? La première étape est plutôt simple. Posez-vous les questions suivantes : a-t-on déjà organisé des congrès sur ce thème ? En quoi consistaient-ils ? Une simple recherche sur Google vous donnera déjà des renseignements précieux. 

Vous avez trouvé des résultats pertinents ? Bonne nouvelle : vous ne devez pas partir de rien. La plupart des associations ont mis en place des procédures que vous pouvez suivre Commencez par annoncer que vous souhaitez organiser un congrès à Gand, sans engagement. 

À ce stade, il vaut mieux prendre contact avec GentCongres. Nous serons ravis de vous aider à soumettre une Lettre d’intention à votre organisation internationale. Il s’agit d’un document non contraignant dans lequel vous dites être intéressé d’organiser le congrès à Gand. Ainsi, votre organisation sait directement que nous nous présenterons en tant que candidat. 

En outre, nous examinons les directives officielles pour remporter le congrès et la date à laquelle vous pourrez soumettre votre offre. 

Il est temps de vérifier s’il est possible de tout organiser en interne. Vous pensez manquer de temps ou de main-d’œuvre ? Nous serons ravis de vous aider à trouver un OCP (Organisateur professionnel de congrès) adéquat.

Dès que votre équipe et votre éventuel OCP sont prêts, vous pouvez commencer à élaborer votre offre ! Nous reparcourrons ensemble les instructions et les directives de votre organisation internationale puis nous serons prêts à passer à l’étape suivante. Au cours de cette étape cruciale, nous prenons en charge les coûts d’élaboration et faisons toujours notre maximum pour vous satisfaire. Les dossiers de candidature que nous soumettons sont non seulement soignés et convaincants, mais ils attirent aussi immédiatement le regard ! Nous avons donc de grandes chances de remporter facilement votre offre. Vous devez aussi faire une présentation ? Aucun souci, nous veillons à ce que tout soit parfait. 

CONSEIL : Vous souhaitez connaître les infrastructures que Gand propose ? N’hésitez pas à utiliser notre moteur de recherche de salles, un outil en ligne pratique pour trouver les endroits parfaits à Gand. 

Après avoir soumis votre offre, il faut attendre la décision de l’association, en fonction du nombre de candidats participants. L’on peut également vous demander de faire une présentation pour appuyer votre candidature. 

Votre présentation s’est bien passée ? Génial ! Il faut maintenant attendre le verdict de l’association. Vous pourrez ensuite vous atteler à la préparation de votre congrès. 

CONSEIL : Invitez les décideurs concernés à visiter Gand. GentCongres peut organiser des visites personnalisées pour la délégation de votre organisation, qui boosteront certainement votre candidature !

Votre offre a été acceptée ? Super !

Vous pouvez maintenant passer aux préparatifs pratiques : constituez une équipe définitive avec une répartition des tâches claire. Par exemple : qui s’occupe du contenu du congrès ? Qui s’occupe de la forme ? Si vous avez engagé un OPC à la deuxième étape, il s’occupe de la sélection des infrastructures, de l’élaboration technique du programme et du suivi du budget, avec le soutien de notre équipe expérimentée. Parallèlement, vous et vos collègues du COL (Comité organisateur local) pouvez vous consacrer au contenu du congrès. 

Vous n’avez pas fait appel à un OPC ? Pas de problème. GentCongres vous aide à rechercher des lieux, des hôtels, des programmes sociaux... Nous disposons en outre d’un vaste réseau de contacts qui peuvent vous aider dans différents domaines.

Vous avez des questions ou besoin de conseils ? Notre porte est toujours ouverte. Nous serons ravis de vous aider au mieux !

CONSEIL : Une visite sur site peut également être utile à cette étape. Elle vous donnera un avant-goût de l’ambiance unique et des excellentes infrastructures de Gand.  Cette visite est idéale pour prendre les bonnes décisions en étant bien informé. 

Lors de cette étape, vous pouvez commencer à développer votre site web et à promouvoir votre congrès ! GentCongres propose toutes sortes de matériel promotionnel pour votre congrès afin d’attirer un maximum de participants. Du matériel visuel aux annonces sur les réseaux sociaux, vous pouvez toujours compter sur nos services !

Vous souhaitez connaître notre offre ? Découvrez-la sur notre page de services. 

Les semaines qui précèdent l’événement sont les plus excitantes. Sachez qu’elles sont souvent très intenses et que vous et votre équipe serez très occupés. Bien sûr, nous sommes toujours à votre disposition pour répondre à vos questions ou préoccupations. 

Le moment est enfin arrivé : le congrès débute ! C’est maintenant à votre équipe et/ou à l’OPC de faire leurs preuves.

La fin du congrès ne sonne pas la fin du travail : vous devez remercier les participants et évaluer le travail accompli. Vous devez aussi vous examiner votre budget. Ces informations vous permettent de rédiger un rapport. 

Discutez ensuite avec votre équipe des points positifs et à améliorer, afin que chacun ait un bon souvenir du congrès. Cette évaluation sera utile à vos successeurs, qui pourront ainsi organiser un évènement réussi, tout comme le vôtre. GentCongres est soucieux de savoir comment il pourrait améliorer ses services.

Vous envisagez d’organiser un congrès ? Dites-le nous et nous examinerons ensemble comment organiser votre événement unique !