Von der Idee zum Kon­gress

Schritt 1: die Idee

Sie spielen mit dem Gedanken, einen Kongress für Ihren Verband zu organisieren? Oder vielleicht träumen Sie von einem Treffen mit Experten, die Ihre Leidenschaft teilen? Der erste Schritt ist ganz einfach. Stellen Sie sich die folgenden Fragen. Wurden bereits Kongresse zu meinem Thema veranstaltet? Und wie sahen sie aus? Eine einfache Google-Suche wird Ihnen wahrscheinlich eine Menge liefern.

Haben Sie gute Ergebnisse gefunden? Die gute Nachricht: Sie müssen nicht bei Null anfangen. Die meisten Verbände haben bereits Richtlinien aufgestellt, an die Sie sich perfekt halten können. Mit diesem Leitfaden in der Hand können Sie unverbindlich angeben, dass Sie an der Organisation einer Konferenz in Gent interessiert sind.

An diesem Punkt des Prozesses ist es am besten, wenn Sie sich an GentCongres wenden. Wir unterstützen Sie gerne bei der Einreichung eines Letter of Intent bei Ihrem internationalen Verband. Dies ist ein unverbindliches Dokument, in dem Sie Ihr Interesse an der Organisation des Kongresses in Gent bekunden. Auf diese Weise weiß Ihr Verband sofort, dass wir ein Kandidat sein werden.

Außerdem prüfen wir, was die offiziellen Richtlinien für den Gewinn des Kongresses sind und wann Sie Ihr Gebot abgeben können.

Zeit zu prüfen, wie machbar es ist, alles intern zu regeln. Glauben Sie, dass Ihnen die Zeit oder die Hände fehlen? In diesem Fall helfen wir Ihnen gerne bei der Suche nach einem geeigneten PCO (Professional Conference Organizer).

Sobald Sie Ihr Team und den eventuellen professionellen Konferenzorganisator (PCO) an Bord haben, können Sie Ihr Angebot starten! Gemeinsam werfen wir einen Blick in das Handbuch und die Richtlinien Ihres internationalen Verbandes, und dann geht es los. In dieser wesentlichen Phase kümmern wir uns um die Erstellungskosten und geben wir sowieso immer unser Bestes. Auf diese Weise sind die von uns gelieferten Bid Books nicht nur raffiniert und überzeugend. Außerdem fallen sie sofort ins Auge! Gute Aussichten, Ihr Angebot mühelos zu gewinnen. Müssen Sie auch eine Präsentation halten? Kein Problem, wir werden dafür sorgen, dass alles in bester Ordnung ist.

TIPP: Sind Sie neugierig auf die verschiedenen Einrichtungen, die Gent zu bieten hat? Dann nutzen Sie unseren Veranstaltungsort-Finder, ein praktisches Online-Tool, um die perfekten Veranstaltungsorte in Gent zu finden.

Nach Abgabe Ihrer Bewerbung müssen Sie, je nach Anzahl der teilnehmenden Kandidaten, die Entscheidung des Verbandes abwarten. Möglicherweise werden Sie auch gebeten, Ihre Kandidatur in einer Präsentation zu erläutern.

Ist Ihre Präsentation gut gelaufen? Großartig! Nun müssen Sie auf das Urteil des Verbandes warten. Sie können sich dann an die Arbeit machen und die Details Ihres Kongresses ausarbeiten.

TIPP: Laden Sie die relevanten Entscheidungsträger zu einem Besuch in Gent ein. Diese Standortbesuche bestehen aus einer maßgeschneiderten Tour für die Delegation Ihres Verbandes, wobei GentCongres die Organisation übernimmt. Ein Besuch vor Ort wird Ihre Bewerbung sicher stärken!

Haben Sie den Zuschlag erhalten? Großartig!

Jetzt können Sie die praktischen Dinge in Angriff nehmen: Stellen Sie ein endgültiges Team zusammen und sorgen Sie für eine klare Aufgabenteilung. Wer kümmert sich z.B. um die inhaltliche Gestaltung des Kongresses? Wer wird für das Formular zuständig sein? Wenn Sie in Schritt zwei einen PCO beauftragt haben, gehört dies zu dessen Aufgabenpaket: die Auswahl der Einrichtungen, die technische Ausarbeitung des Programms und die Haushaltsüberwachung. Und das alles mit der Unterstützung unseres erfahrenen Teams. In der Zwischenzeit können Sie und Ihre Kollegen vom LOC (Local Organizing Committee) sich um die inhaltliche Gestaltung des Kongresses kümmern.

Sie haben keinen PCO hinzugezogen? Kein Problem. GentCongres unterstützt Sie gerne bei der Suche nach Veranstaltungsorten, Hotels, Rahmenprogrammen, etc. Außerdem verfügen wir über ein umfangreiches Netzwerk von Kontakten, die Ihnen bei verschiedenen Angelegenheiten helfen können.

Fragen oder Hinweise? Unsere Tür ist immer offen. Wir helfen Ihnen gerne, so gut wir können!

TIPP: Auch in diesem Schritt ist eine Ortsbesichtigung sinnvoll. Sie erhalten einen Vorgeschmack auf die einzigartige Atmosphäre und die hervorragende Infrastruktur von Gent. Ideal, um die richtigen, gut informierten Entscheidungen zu treffen.

In diesem Schritt können Sie mit dem Aufbau Ihrer Website und der Bewerbung Ihres Kongresses beginnen! GentCongres bietet alle Arten von Marketingmaterial, um Ihren Kongress bekannt zu machen und möglichst viele Teilnehmer zu gewinnen. Vom Bildmaterial bis zur Social-Media-Ankündigung: Auf unsere Leistungen können Sie immer zählen!

Neugierig, was wir anbieten? Entdecken Sie es auf unserer Service-Seite.

Die letzten Wochen vor der Veranstaltung sind die spannendsten. Denken Sie daran, dass diese sehr intensiv sein können und Sie und Ihr Team viel zu tun haben werden. Aber natürlich sind wir weiterhin für Sie da, um Ihre Fragen zu beantworten oder auf Ihre Bedenken einzugehen.

Und dann ist es endlich soweit: Der Kongress kann beginnen! Jetzt liegt es an Ihrem Team und/oder Ihrem PCO, sich zu beweisen.

Das Ende Ihres Kongresses bedeutet nicht das Ende Ihrer Arbeit: Nach Ihrem Kongress ist es an Ihnen, sich bei Ihren Teilnehmern zu bedanken und die geleistete Arbeit zu bewerten. Nehmen Sie auch Ihren Haushalt genau unter die Lupe. Sie können diese Informationen verwenden, um einen Bericht zu erstellen.

Besprechen Sie anschließend mit Ihrem Team, was gut gelaufen ist und wo Dinge verbessert werden könnten, damit alle mit einem guten Gefühl auf den Kongress zurückblicken können. Diese Auswertung ist natürlich auch für Ihre Nachfolger von Nutzen, damit diese eine ebenso erfolgreiche Veranstaltung organisieren können wie Sie. GentCongres hört auch gerne, wo wir unsere Dienstleistungen verbessern können.

Ist die Organisation eines Kongresses definitiv etwas für Sie? Sprechen Sie uns an und wir gestalten gemeinsam Ihr einzigartiges Event!