De idea a con­gre­so

Paso 1: la idea

¿Está dándole vueltas a la idea de organizar un congreso para su asociación? ¿O quizás sueña con una reunión de expertos que comparten su pasión?  El primer paso es bastante sencillo. Hágase las siguientes preguntas: ¿Alguna vez se ha organizado un congreso sobre el tema que tengo en mente? ¿Cómo fue? Una sencilla búsqueda de Google puede darle muchas pistas. 

¿Ha obtenido algún resultado útil? En ese caso, hay buenas noticias: no deberá empezar de cero, dado que la mayoría de las asociaciones ya disponen de directivas fijas que podrá seguir sin problema. Con esa guía en mano, ya puede indicar que le interesaría organizar un congreso en Gante, sin ningún tipo de compromiso. 

Para ello, puede ponerse en contacto con GentCongres. Estaremos encantados de ayudarle a presentar su Carta de Intención ante su asociación internacional. Se trata de un documento no vinculante en el que expresa su interés por organizar el congreso en Gante. De esta manera, su asociación sabrá inmediatamente que presentaremos nuestra candidatura. 

Además, verificaremos cuáles son las directivas oficiales para poder ganar la licitación, y la fecha en la que podrá presentar su oferta. 

Tómese el tiempo para verificar si es factible organizarlo todo en interno. ¿Piensa que le faltará tiempo o personal? En ese caso, estaremos encantados de ayudarle a buscar un PCO (organizador de congresos profesional) adecuado.

¿Ha compuesto su equipo y, en su caso, encontrado un PCO? ¡Estupendo! Ya puede empezar a elaborar su oferta. Juntos repasaremos rápidamente la guía y las directivas de su asociación internacional, y después estaremos listos para empezar. En esta fase esencial, los gastos de redacción correrán a nuestro cargo, y nos esforzaremos siempre al máximo. Las ofertas que entregamos no solo son sofisticadas y convincentes, sino que además llaman inmediatamente la atención. Por lo que tiene buenas perspectivas de ganar la licitación. ¿Además se le exige una presentación? No se preocupe, nos encargaremos de que todo esté minuciosamente preparado. 

Sugerencia: ¿Siente curiosidad por conocer las distintas facilidades que Gante tiene que ofrecer? No dude en utilizar nuestro buscador de salas, una útil herramienta online para encontrar los mejores espacios para congresos en Gante. 

Después de la entrega de la oferta y dependiendo del número de candidatos, habrá que esperar la decisión de la asociación. Es posible que se le pida defender su candidatura mediante una presentación. 

¿La presentación ha ido bien? ¡Genial! Ahora toca esperar el veredicto de la asociación. Después, podrá seguir trabajando en el desarrollo de su congreso. 

Sugerencia: Invite a los responsables de la decisión a visitar la ciudad de Gante. Se trata de una visita guiada personalizada para la delegación de su asociación, organizada íntegramente por GentCongres. ¡Una visita a la ciudad mejorará sin duda sus posibilidades de ser elegido!

¿Ha ganado? ¡Qué bien!

Ya es hora de examinar algunos aspectos prácticos, tales como la composición de un equipo definitivo y una clara distribución de las tareas. ¿Quién se encargará del contenido del congreso? ¿Quién se hará cargo de los aspectos formales? Si ha contratado a un PCO en el segundo paso del proceso, este se encargará de esta última tarea: la selección de las facilidades, los aspectos técnicos del programa y el control del presupuesto. Todo ello con el apoyo de nuestro equipo experimentado. Mientras tanto, usted y sus compañeros del LOC (Local Organizing Committee) se pueden concentrar en el contenido del congreso. 

¿No ha contratado a ningún PCO? No se preocupe. GentCongres estará encantado de asistirle en su búsqueda de espacios para congresos, hoteles, programas sociales, etc. Disponemos además de una amplia red de contactos que pueden asistirle con lo que necesite.

¿Tiene alguna pregunta o necesita que le asesoremos? Nuestra puerta está siempre abierta. ¡Nuestra misión consiste en ayudarle de la mejor manera posible!

Sugerencia: En esta etapa del proceso, una visita in situ también puede ser útil. De esta manera, podrá comprobar de antemano el ambiente único y las excelentes infraestructuras de Gante. Así estará bien informado y podrá tomar las decisiones adecuadas. 

Durante este paso puede empezar a desarrollar su página web y a promocionar su congreso. GentCongres le ofrece todo tipo de material de marketing para dar a conocer su congreso y atraer al mayor número posible de participantes. Desde material visual hasta publicidad en las redes sociales: ¡siempre podrá contar con nuestros servicios!

¿Desea conocer nuestros servicios? Descúbralo en nuestra página de servicios. 

Las últimas semanas antes del evento son las más emocionantes. Tenga en cuenta que pueden ser muy ajetreadas y que usted y su equipo estarán muy ocupados. Pero por supuesto que seguiremos estando ahí para responder a todas sus preguntas y resolver todas sus dudas. 

Por fin llegó el gran día: ¡empieza el congreso! Ahora su equipo o el PCO deberá dar lo mejor de sí.

El fin del congreso no significa que su trabajo haya terminado: después del congreso deberá dar las gracias a los participantes y evaluar el trabajo realizado. No olvide comprobar su presupuesto. Utilice esta información para redactar un informe. 

A continuación, discuta con su equipo sobre lo que ha ido bien y lo que se puede mejorar, para que todos puedan sentirse satisfechos con el trabajo realizado. Esta evaluación también les puede resultar útil a futuros organizadores de congresos para triunfar con su evento, al igual que lo ha hecho usted. Asimismo, GentCongres estará encantado de saber en qué puede mejorar sus servicios.

¿Piensa que la organización de un congreso es realmente lo suyo? No dude en hacérnoslo saber, y nos pondremos manos a la obra para organizar juntos un evento único.