Die Stadt Gent gewährleistet einen guten Datenschutz Ihrer personenbezogenen Daten.

Wir halten dazu die Datenschutz-Grundverordnung (auch DSGVO oder General Data Protection Regulation) ein. Denn der Schutz Ihrer Privatsphäre und der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sind uns sehr wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung erklären wir Ihnen, wie wir Ihre Daten verarbeiten.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen die Stadt Gent Sie direkt oder indirekt identifizieren kann. Mit Ihrem Namen oder Ihrer Nationalregisternummer wissen wir sofort (direkt), dass Sie es sind, aber auch mit einer Kombination von Ihrer Adresse, Ihrem Alter und Ihrem Geschlecht (indirekt) können wir Sie identifizieren. Deswegen gelten auch diese Daten als personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind also alle Daten, die wir auf irgendwelche Weise mit Sie verbinden können, wie Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer oder sogar die IP-Adresse (die Internetadresse Ihres Computers).

Was ist die Datenschutz-Grundverordnung?

Die DGSVO ist einfach das neue europäische Datenschutzgesetz.

In der Vergangenheit schützte das „Gesetz vom 8. Dezember 1992 über den Schutz des Privatlebens hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten“ Ihre personenbezogenen Daten. Seit dem 25. Mai 2018 ist dieses alte Datenschutzgesetz durch ein neues europäisches Datenschutzgesetz ersetzt. In den Medien wird auch gelegentlich der englische Name verwendet:  GDPR oder General Data Protection Regulation.  Auf Deutsch ist es DSGVO oder Datenschutz-Grundverordnung.

Dieses Gesetz betrifft also noch immer die „Verarbeitung“ personenbezogener Daten. Der Begriff „Verarbeitung“ ist diesem Gesetz gemäß ein breiter Begriff. Alles, was wir mit Ihren personenbezogenen Daten machen, gilt als „Verarbeitung“: Daten speichern, abrufen, verschicken, ordnen, verbreiten, aktualisieren usw.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Die Stadt Gent ist die „Verantwortliche“. Das bedeutet, dass wir bestimmen, welche Daten wir zu welchem Zweck erfassen. In rechtlicher Hinsicht bestimmen wir also den „Verarbeitungszweck“. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede/r Mitarbeiter/in der Stadt Gent Zugriff auf alle Daten hat. Ihre personenbezogenen Daten stehen nur den Diensten und Mitarbeitern, die sie für ihre Arbeit brauchen, zur Verfügung.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten arbeiten wir mit unserem IT-Partner Digipolis zusammen. Dieser versorgt das IT-System der Stadt Gent und unterstützt uns (als "Auftragsverarbeiter") bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Digipolis handelt dabei immer den Richtlinien der Stadt entsprechend.

Digipolis ist unser wichtigster Datenverarbeiter, aber nicht der einzige. Auch andere Unternehmen und Organisationen können in unserem Auftrag Daten verarbeiten. Mit allen Auftragsverarbeitern haben wir strikte Vereinbarungen getroffen, um zu gewährleisten, dass sie die gleichen hohen Datenschutzstandards einhalten.

Manchmal ist die Stadt Gent nicht die einzige "Verantwortliche". Zum Beispiel bei geteilten Projekten mit anderen Organisationen. Oft sind wir auch gesetzlich verpflichtet, anderen Behörden, wie den flämischen oder föderalen Behörden, bestimmte Daten zu übermitteln. Wir tauschen auch regelmäßig personenbezogene Daten mit anderen Behörden und Organisationen aus, um Sie zu unterstützen und Ihnen automatisch bestimmte Dienste und Vorteile, zu denen Sie berechtigt sind, zuzuweisen. Auf diese Weise helfen wir Ihnen noch besser.

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nie einfach so an andere senden oder veröffentlichen. Wir machen dies nur, wenn Sie im Voraus Ihre Genehmigung erteilen oder wenn ein Gesetz uns dazu verpflichtet. Dann haben wir eine deutliche rechtliche Grundlage.

Rechtliche Grundlage für die "rechtmäßige“ Verarbeitung personenbezogener Daten.

Die Stadt Gent verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten also nicht einfach so. Wir machen das nur für Zwecke, für die wir eine deutliche rechtliche Grundlage haben, welche auch die „Rechtmäßigkeit“ genannt wird. Die 4 wichtigsten rechtlichen Grundlagen sind:

  1. Sie erteilen uns Ihre Genehmigung, um Ihre personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck zu verarbeiten. Wir werden Sie zuerst deutlich informieren darüber, was diese Genehmigung genau bedeutet, wie Sie Ihre Genehmigung einfach zurücknehmen können, mit wem wir Ihre personenbezogenen Daten teilen werden und wie lange wir diese Daten aufbewahren werden. Auf diese Weise können Sie gut informiert Ihre Genehmigung erteilen.
    Ein Beispiel:
    Sie erteilen uns die Genehmigung, Ihre personenbezogenen Daten zu verwenden, wenn Sie einen Newsletter abonnieren.
  2. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, weil Sie einen Vertrag mit der Stadt Gent abgeschlossen haben.
    Ein Beispiel:
    Sie nehmen die Dienste eines der Wohnpflegezentren von OCMW Gent in Anspruch? Dann schließen Sie im Voraus einen Vertrag. Darin steht u.a. auch für welche Zwecke wir Ihre personenbezogenen Daten während Ihres Aufenthalts im Wohnpflegezentrum verwenden werden.
  3. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um eine gesetzliche Pflicht oder einen Auftrag aus der europäischen Gesetzgebung, den föderalen Gesetzen oder flämischen Dekreten und den hinzugehörigen Ausführungserlassen zu erfüllen. Außerdem kann die DSGVO manchmal auch die rechtliche Grundlage darstellen, z.B. bei statistischer oder wissenschaftlicher Forschung und im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken.
    Ein Beispiel:
    Das Bürgeramt der Stadt ist verpflichtet, die Daten aller Genter Einwohner/innen in das Bevölkerungsregister aufzunehmen.
  4. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, oder in Ausübung öffentlicher Gewalt.
    Ein Beispiel:
    Die Stadt Gent stellt kostenlose Müllsäcke oder Müllabfuhrkredit zur Verfügung für Genter, die zu einem sozialen Zuschuss berechtigt sind. Es gibt kein Gesetz, das uns dazu verpflichtet. Die Stadt macht dies im allgemeinen Interesse der Genter.

In Sonderfällen können wir Ihre personenbezogenen Daten auch verarbeiten, um Sie zu schützen. Wir machen das jedoch nur in höchst ungewöhnlichen lebensbedrohenden Notfallsituationen oder bei Katastrophen.

Bald erhalten Sie über diese Seite auch eine allgemeine Übersicht mit einer Liste:

  • der Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten können
  • der personenbezogenen Daten, die für diese Zwecke notwendig sind
  • der Weisen, auf die wir Ihre personenbezogenen Daten rechtmäßig verarbeiten werden
  • der Fristen, wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren werden

Hier finden Sie also auch alle Zwecke, für die wir nicht um Genehmigung bitten müssen oder können und über die wir Sie deswegen nicht im Voraus informieren.

Wir archivieren Ihre personenbezogenen Daten manchmal auch dem Archivgesetz entsprechend. So ist es möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in unserem Archiv länger aufbewahren, als die ursprünglich angegebene Aufbewahrungsfrist. Der Verarbeitungszweck wechselt dann zu „im öffentlichen Interesse liegenden Archivzwecken“ und ist also nicht länger der Zweck, für den wir Ihre personenbezogenen Daten ursprünglich verarbeitet haben. Auf diese Archivdaten kann eine lange Zeit (120 Jahre) nicht zugegriffen werden und sie sind unleserlich. Wir verarbeiten sie in diesem Zeitraum nur auf die zur Aufbewahrung erforderte Weise.

Was sind Ihre Rechte?

Die Datenschutz-Grundverordnung gewährleistet, dass Sie bei der Verarbeitung personenbezogener Daten auch einige Rechte haben.

Recht auf Auskunft und Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten und die Zwecke, für die wir sie verarbeiten, einzusehen. Dazu bitten wir wohl um Beweis der Identität, sodass wir sicher sind, dass wir der richtigen Person Ihre personenbezogenen Daten zeigen.

Wenn Sie darum bitten, Ihre personenbezogenen Daten einzusehen, können Sie sie in digitaler Form am Schalter abholen. Wir stellen Sie in einem gängigen Format (wie PDF oder Word) zur Verfügung. Wenn Sie das möchten, stellen wir sie in einer maschinenlesbaren Form (wie Excel) zur Verfügung. Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch in Papierform an Ihren Wohnsitz senden.

Sie dürfen diese personenbezogenen Daten dann selbst einem anderen Verantwortlichen übertragen, aber wenn Sie möchten und wenn das technisch möglich ist, führen wir diese Übertragung gerne für Sie aus.

Recht auf Berichtigung

Merken Sie, dass die Stadt Gent für Sie über falsche oder unvollständige personenbezogene Daten verfügt? Sie haben immer das Recht, sie berichtigen zu lassen.

Recht auf Vergessenwerden

In einigen Fällen haben Sie das Recht, Ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Das ist z.B. möglich:

  • wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger brauchen für die Zwecke, für die wir sie ursprünglich verarbeiteten
  • wenn wir Ihre Genehmigung brauchen, um sie zu verarbeiten und Sie entscheiden sich dafür, Ihre Genehmigung zurückzunehmen
  • wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung erheben und es keine anderen gesetzlichen Gründe gibt, die Verarbeitung weiterzuführen
  • wenn wir, trotz aller Anstrengungen, Ihre personenbezogenen Daten trotzdem auf eine unrechtmäßige Weise verarbeiten würden
  • wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet werden, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen

Achtung:  Oft sind wir verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten während einer bestimmten Frist aufzubewahren und können wir Ihrem Wunsch, vergessen zu werden, nicht oder nur zum Teil Folge leisten. Sie können z.B. nicht aus dem Bevölkerungsregister gelöscht werden.

Recht zur Einschränkung der Verarbeitung, Recht auf Widerspruch und Recht, der automatisierten Entscheidungsfindung nicht unterzogen zu werden

Sie haben das Recht, die Verarbeitung einzuschränken:

  • wenn Sie die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestreiten während eines Zeitraums, während dessen wir die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten überprüfen können
  • wenn wir, trotz aller Anstrengungen, Ihre personenbezogenen Daten trotzdem auf eine unrechtmäßige Weise verarbeiten würden, aber Sie bevorzugen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht löschen
  • wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr brauchen, aber Sie sie für ein rechtliches Verfahren brauchen
  • wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung erheben und es keine anderen gesetzlichen Gründe gibt, die Verarbeitung weiterzuführen

Sie haben das Recht, Widerspruch zu erheben, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für unsere Aufgaben im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt verarbeiten. Wenn Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten wichtiger als die rechtfertigten Gründe der Stadt Gent sind, werden wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen.

Die Behörden bestimmen oft nur auf der Grundlage einiger Merkmale, ob Sie für etwas (z.B. eine Studienbörse) in Betracht kommen. Sie haben das Recht, dabei eine menschliche Intervention zu beantragen, wenn das für Sie große Folgen haben könnte, es sei denn:

  • wir müssen Ihre personenbezogenen Daten dem Vertrag, den wir mit Ihnen abgeschlossen haben, gemäß auf diese Weise verarbeiten
  • dies ist gesetzlich erlaubt und Ihre Rechte und Freiheiten bleiben geschützt
  • Sie erteilen uns Ihre ausdrückliche Genehmigung

Wie können Sie diese Rechte ausüben?

Sie können Ihre Rechte auf unterschiedliche Weisen ausüben:

  • Sie können über das Kontaktformular einen Antrag einreichen.
  • Sie können Ihren Antrag in einem Schreiben an folgende Adresse senden:

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent

Wir beantworten Ihren Antrag möglichst schnell: spätestens 30 Tage, nachdem wir Ihren Antrag und den Beweis Ihrer Identität empfangen haben. Die Ausübung Ihrer Rechte ist normalerweise kostenlos. Wenn Ihr Antrag übertrieben ist oder wenn Sie oft die gleiche Frage stellen, kann die Stadt trotzdem um eine Entschädigung bitten oder den Antrag zurückweisen.

Fragen, Bemerkungen oder Beschwerden?

Haben Sie Fragen, Bemerkungen oder Beschwerden über den Datenschutz? Nehmen Sie dann mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Kontakt auf:

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent

Sie haben auch immer das Recht, eine Beschwerde bei der Vlaamse Toezichtcommissie (der flämischen Datenschutzbehörde) einzureichen.