A la hora de tratar sus datos personales, la ciudad de Gante garantiza el respeto de su privacidad.

Para ello respetamos el Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation o GDPR en inglés). La protección de su privacidad y de sus datos personales es muy importante para nosotros. A través de esta declaración de privacidad, queremos explicarle cómo tratamos sus datos.

¿Qué son los datos personales?

Los datos personales hacen referencia a cualquier dato que permita a la ciudad de Gante reconocerle, ya sea de forma directa o indirecta. Su nombre o su número de registro nacional nos indican inmediatamente (de forma directa) que se trata de usted, pero la combinación de su dirección, su edad y su género también nos permite reconocerle (de forma indirecta). Por ello, estos últimos también se consideran datos personales. Por lo tanto, los datos personales incluyen todos los datos que podemos vincular con usted de alguna forma u otra, tales como su dirección de correo electrónico, su número de teléfono o su dirección IP (la dirección de su ordenador en internet).

¿Qué es el Reglamento General de Protección de Datos?

El “RGPD” simplemente hace referencia a la nueva ley europea sobre la protección de datos.

Antes, en Bélgica, la antigua "Ley del 8 de diciembre del 1992 relativa a la protección de la vida privada con respecto al tratamiento de datos personales” o simplemente “ley de privacidad” aseguraba la protección de sus datos personales. El día 25 de mayo del 2018, esta antigua ley fue sustituida por la nueva ley europea de protección de datos. En los medios de comunicación, se usa a menudo su nombre inglés: GDPR o en toda letra General Data Protection Regulation. En español, este reglamento recibe el nombre de RGPD o Reglamento General de Protección de Datos.

Esta legislación habla del “tratamiento” de datos personales. Según esta legislación, el término “tratamiento” debe comprenderse de forma muy amplia. Hace referencia a todo lo que hacemos con sus datos personales: guardarlos, consultarlos, enviarlos, ordenarlos, distribuirlos, actualizarlos, etc.

¿Quién tiene acceso a sus datos personales?

La ciudad de Gante es la “responsable del tratamiento”. Esto implica que nosotros determinamos qué datos recopilamos y con qué fin lo hacemos. En términos jurídicos, nosotros determinamos la “finalidad del tratamiento”. Pero eso no significa que cada colaborador de la ciudad de Gante automáticamente tenga acceso a todos los datos. Sus datos personales solo se comunicarán a los servicios y a los trabajadores que los necesitan en el marco de su trabajo.

Para el tratamiento de sus datos, colaboramos con nuestro socio IT Digipolis. Esta empresa se encarga de los asuntos informáticos de la ciudad de Gante y de esta forma nos apoya (en calidad de “encargado del tratamiento”) en los aspectos relacionados con el tratamiento de sus datos personales. En este contexto, Digipolis siempre actúa de conformidad con las directivas de la ciudad de Gante.

Digipolis es nuestro encargado del tratamiento más importante, pero no es el único. También es posible que recurramos a los servicios de otras empresas y organizaciones para el tratamiento de sus datos. Concluimos acuerdos estrictos con todos estos encargados del tratamiento para asegurarnos de que todos ellos respeten los mismos estándares de privacidad elevados.

A veces, la ciudad de Gante no es el único "responsable del tratamiento". Puede ocurrir, por ejemplo, en caso de proyectos compartidos con otras organizaciones. A menudo nos vemos legalmente obligados a enviar ciertos datos a otras autoridades, tales como el gobierno flamenco o federal. También intercambiamos de forma regular datos personales con otras autoridades y organizaciones para apoyarle y atribuirle automáticamente ciertos servicios y ciertas ventajas legales. Esto nos permite prestarle un servicio aún mejor.

Nunca enviaremos ni comunicaremos sus datos personales a terceros si no tenemos motivo para hacerlo. Solo lo haremos si contamos con su autorización previa o si alguna ley nos obliga a hacerlo. De esta forma, tenemos una base jurídica sólida.

Base jurídica para tratar datos personales de forma “legítima”.

La ciudad de Gante nunca utilizará sus datos personales sin motivo. Solo lo hacemos con los fines para los que contamos con una base jurídica clara, es decir, cuando exista un “interés legítimo”. Nuestras 4 bases jurídicas más importantes son las siguientes:

  1. Usted nos da su consentimiento para utilizar sus datos personales para un fin específico. Le informaremos de antemano debidamente sobre las implicaciones de dicho consentimiento y le explicaremos cómo puede retirarlo de forma sencilla, con quién compartiremos sus datos y durante cuánto tiempo tenemos previsto conservarlos. De esta forma, puede dar su consentimiento con conocimiento de causa.
    Por ejemplo:
    Nos da su consentimiento para utilizar sus datos personales al inscribirse para un boletín informativo.
  2. Tratamos sus datos personales porque ha firmado un contrato con la ciudad de Gante.
    Por ejemplo:
    ¿Recurre a los servicios de una residencia de personas mayores del OCMW (centro público de asistencia social) de Gante? Entonces deberá firmar un contrato previo. Este contrato incluye, entre otros, para qué fines se utilizarán sus datos personales durante su estancia en la residencia.
  3. Tratamos sus datos personales para cumplir con una obligación legal o una misión de la legislación europea, las leyes federales o los decretos flamencos y sus decisiones de ejecución correspondientes. Además, a veces el RGPD propiamente dicho constituye la base jurídica, por ejemplo para una investigación estadística o científica y con fines de archivo de interés público.
    Por ejemplo:
    El Servicio de Asuntos Civiles de la ciudad tiene la obligación de incluir a cada ciudadano de Gante en el padrón municipal.
  4. Utilizamos sus datos para cumplir misiones en interés público o ejercitar poderes públicos.
    Por ejemplo:
    La ciudad de Gante da bolsas de basura gratuitas u otorga un crédito de recogida a los ciudadanos de Gante que tienen derecho a una ayuda social. No existe ninguna ley que nos obligue a hacerlo. La ciudad lo hace simplemente en el interés público de los ciudadanos de Gante.

En casos especiales, podemos tratar sus datos personales para protegerle. Solo lo hacemos en situaciones de emergencia excepcionales o en caso de catástrofes que puedan poner en peligro la vida.

Próximamente también podrá consultar en esta página un resumen general que recoge:

  • los fines para los que podemos utilizar sus datos personales
  • qué datos personales necesitamos para cada uno de estos fines
  • cómo trataremos sus datos personales de forma lícita
  • durante cuánto tiempo conservaremos sus datos personales

Aquí también podrá encontrar todos los fines para los que no debemos o no podemos pedir su consentimiento, y de los que por lo tanto no le informamos con antelación.

A veces archivamos sus datos personales según la legislación sobre archivos. Así, es posible que conservemos sus datos personales presentes en nuestro archivo durante más tiempo que el plazo originalmente indicado. En este caso, la finalidad del tratamiento ha sido sustituida por “archivo en interés público”, que ya no es el fin con el que hemos utilizado sus datos en primer lugar. Los datos archivados también serán inaccesibles e ilegibles durante mucho tiempo (120 años). Durante ese periodo no los trataremos de ninguna otra forma que la estrictamente necesaria para su conservación.

¿Cuáles son sus derechos?

El Reglamento General de Protección de Datos también le otorga ciertos derechos relativos al tratamiento de sus datos personales.

Derecho de acceso y portabilidad de datos

Tiene el derecho de consultar sus datos personales, así como los fines del tratamiento. Sin embargo, le pediremos un documento de identidad para asegurarnos de que le comunicaremos los datos personales a la persona adecuada.

Si solicita consultar sus datos, puede recogerlos en formato digital en la taquilla. Se los entregaremos en un formato corriente (tal como pdf o Word). Si lo desea, se los procuraremos en un formato legible por máquina (tal como Excel). También podemos enviarle sus datos en formato papel a la dirección de su domicilio.

Podrá transmitir usted mismo estos datos personales a otro responsable del tratamiento, pero si lo desea y si las posibilidades técnicas lo permiten, nosotros nos encargaremos de la transmisión.

Derecho de rectificación

¿Se percata de que sus datos personales de los que la ciudad de Gante dispone son incorrectos o están incompletos?  Siempre tendrá el derecho de pedir su rectificación.

Derecho al olvido

En ciertos casos, tiene el derecho de hacer borrar sus datos. Tiene este derecho, por ejemplo:

  • si ya no necesitamos sus datos personales para los fines para los que los tratábamos en principio
  • si necesitamos su consentimiento para tratar los datos, pero usted decide retirar dicho consentimiento
  • si se opone al tratamiento y no existe ninguna otra base legítima para continuar el tratamiento
  • si, a pesar de nuestros esfuerzos, tratáramos sus datos personales de una forma ilegítima
  • si nos vemos legalmente obligados a eliminar sus datos

Ojo. A menudo estamos obligados a conservar sus datos personales durante un plazo determinado, y no podemos acceder a su solicitud de ser olvidado o lo podemos hacer solo parcialmente. Así, por ejemplo, no se le puede borrar del padrón municipal.

Derecho a la limitación del tratamiento, derecho de oposición y derecho a no ser sometido a la toma de decisiones automatizada.

Tiene el derecho de limitar el tratamiento:

  • si impugna la exactitud de sus datos personales, durante un plazo que nos permita verificar la exactitud de los mismos
  • si, a pesar de nuestros esfuerzos, tratáramos sus datos personales de una forma ilegítima, pero prefiere que no borremos sus datos personales
  • si ya no nos hacen falta sus datos personales, pero usted aún los necesita en el marco de un procedimiento judicial
  • si se opone al tratamiento y no existe ninguna otra base legítima para continuar el tratamiento

Tiene el derecho de oponerse si tratamos sus datos personales en el marco de nuestras misiones de interés público o del ejercicio de poderes públicos.  Si sus intereses, derechos y libertades prevalecen sobre las bases legítimas de la ciudad de Gante, pondremos fin al tratamiento de sus datos personales.

A menudo, las autoridades se basan simplemente en una serie de características para determinar si usted tiene derecho a ciertas ayudas (por ejemplo, una beca de estudio). En estos casos tiene derecho a solicitar una intervención humana si la decisión puede tener consecuencias importantes para usted, salvo:

  • si debemos tratar sus datos personales de la forma establecida en un contrato que hemos concluido con usted
  • si está legalmente autorizado y sus derechos y libertades estarán protegidos
  • si nos da su consentimiento explícito

¿Cómo puede ejercer esos derechos?

Puede ejercer sus derechos de distintas formas:

  • Puede presentar una solicitud a través del formulario de contacto correspondiente.
  • También puede enviar su solicitud por carta a la siguiente dirección:

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent (Gante)

Le daremos una respuesta tan pronto como sea posible: al más tardar 30 días después de haber recibido su solicitud y su documento de identidad. Normalmente puede ejercer sus derechos de forma gratuita. Sin embargo, si su solicitud es excesiva o si presenta con frecuencia la misma solicitud, la ciudad de Gante puede cobrar algún importe o rechazar su solicitud.

¿Preguntas, comentarios o quejas?

¿Tiene alguna pregunta, algún comentario o alguna queja sobre su privacidad? Póngase en contacto con el Delegado de Protección de Datos de Gante:

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent (Gante)

También tiene el derecho, en todo momento, de presentar una queja en la Comisión de supervisión flamenca (Vlaamse Toezichtcommissie)