La Ville de Gand traite vos données à caractère personnel dans le respect de votre vie privée.

Pour ce faire, nous suivons le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).  Nous attachons en effet une grande importance à la protection de votre vie privée et de vos données à caractère personnel. Par cette déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous expliquer comment nous gérons vos données.

Que sont les données à caractère personnel ?

Les données à caractère personnel sont toutes les données qui permettent à la Ville de Gand de vous identifier, directement ou indirectement. En connaissant votre nom ou votre numéro de registre national, nous savons directement qui vous êtes. Mais nous pouvons aussi vous identifier indirectement en connaissant à la fois votre adresse, votre âge et votre sexe, c’est pourquoi ces données sont également des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel sont donc toutes les données que nous pouvons associer à vous d’une quelconque manière, comme votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ou même votre adresse IP (l’adresse internet de votre ordinateur).

Qu’est-ce que le Règlement Général sur la Protection des Données ?

Le RGPD est simplement la nouvelle loi européenne sur la vie privée.

Auparavant, vos données à caractère personnel étaient protégées par la « Loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel », également connue sous le nom de « loi vie privée ». Depuis le 25 mai 2018, cette loi a été remplacée par une nouvelle loi européenne sur la vie privée. Les médias utilisent parfois la dénomination anglaise : GDPR ou General Data Protection Regulation. Ce qui se traduit en français par RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données.

Cette législation porte toujours sur le « traitement » de vos données à caractère personnel. Le terme « traitement » est d’ailleurs une notion très large selon cette loi, puisqu’il recouvre tout ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel : sauvegarde, consultation, transmission, tri, diffusion, mise à jour, etc.

Qui a accès à vos données à caractère personnel ?

La Ville de Gand est le « responsable du traitement ».  Cela signifie que nous déterminons qui traite quelles données, et à quelles fins. En termes juridiques, nous déterminons donc la « finalité du traitement ». Mais cela ne veut pas dire que tout collaborateur de la Ville de Gand a librement accès à toutes les données. Vos données à caractère personnel ne sont consultables que par les services et collaborateurs qui en ont besoin pour leur travail.

Pour le traitement des données à caractère personnel, nous collaborons avec notre partenaire Digipolis. Celui-ci gère tout le système informatique de la Ville de Gand et nous assiste ainsi (en tant que « sous-traitant ») dans le traitement de vos données à caractère personnel. Ce faisant, Digipolis agit toujours conformément aux directives de la Ville.

Digipolis est notre principal sous-traitant de données, mais il n’est pas le seul. D’autres entreprises et organisations peuvent également traiter des données pour notre compte. Nous concluons avec tous ces sous-traitants des accords clairs afin de nous assurer qu’ils appliquent les mêmes normes élevées en matière de protection de la vie privée.

Il arrive parfois que la Ville de Gand ne soit pas le seul « responsable du traitement », par exemple en cas de projets communs avec d’autres organisations. Souvent, nous sommes légalement tenus de communiquer certaines données à d’autres autorités, comme l’autorité flamande ou fédérale. Nous échangeons régulièrement vos données à caractère personnel avec d’autres autorités et organisations pour vous soutenir et vous octroyer automatiquement certains services et avantages auxquels vous avez droit. Nous pouvons ainsi encore mieux vous servir.

Nous ne transmettons ni ne divulguons jamais vos données à caractère personnel à des tiers sans raison. Nous le faisons uniquement si vous nous y avez autorisés préalablement et si une loi nous y autorise. Nous disposons alors d’une base juridique claire.

Base juridique pour un traitement « légitime » de données à caractère personnel.

La Ville de Gand n’utilise jamais vos données à caractère personnel sans raison. Nous le faisons uniquement en vue de finalités pour lesquelles nous disposons d’une base juridique claire, autrement dit d’une « légitimité ». Nos 4 principales bases juridiques sont les suivantes :

  1. Vous consentez à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel pour une finalité spécifique. Nous commençons par bien vous informer sur ce que cette autorisation implique, sur la manière dont vous pouvez aisément retirer votre autorisation, sur les personnes avec qui nous partagerons vos données et sur la durée durant laquelle nous prévoyons de tenir à jour vos données. Vous pouvez ainsi donner votre consentement en connaissance de cause.
    Un exemple :
    Vous consentez à ce que nous utilisions vos données à caractère personnel si vous vous inscrivez à une newsletter.
  2. Nous traitons vos données à caractère personnel parce que vous avez conclu un contrat avec la Ville de Gand.
    Un exemple :
    Vous faites appel aux services d’un centre d’hébergement et de soins du CPAS de Gand. À cette fin, vous concluez préalablement un contrat. Ce dernier précise entre autres à quelles fins nous utiliserons vos données à caractère personnel durant votre séjour dans le centre d’hébergement et de soins.
  3. Nous traitons vos données à caractère personnel pour répondre à une obligation légale ou à une mission découlant de la législation européenne, de lois fédérales ou de décrets flamands ainsi que des arrêtés d’exécution y afférents. Par ailleurs, le RGPD lui-même peut parfois constituer la base juridique, par exemple pour des études statistiques ou scientifiques ou pour l’archivage dans l’intérêt public.
    Un exemple :
    Le service Affaires civiles de la Ville est tenu de reprendre les données de chaque Gantois dans le registre de la population.
  4. Nous utilisons vos données pour exécuter une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique.
    Un exemple :
    La Ville de Gand donne gratuitement des sacs poubelle ou du crédit d’enlèvement aux Gantois qui ont droit à une intervention sociale. Aucune loi ne nous y oblige. La ville le fait simplement dans l’intérêt général des Gantois.

Dans des cas exceptionnels, nous pouvons également traiter vos données à caractère personnel pour vos protéger. Nous ne le faisons toutefois que dans des situations exceptionnelles d’urgence ou de catastrophe, lorsque des vies sont en danger.

Sur cette page, vous trouverez prochainement un aperçu général indiquant :

  • les finalités pour lesquelles nous pouvons utiliser vos données à caractère personnel
  • les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour chacune de ces finalités
  • la manière dont nous traiterons légitimement vos données à caractère personnel
  • la période durant laquelle nous conserverons vos données

Vous trouverez donc également ici toutes les finalités pour lesquelles nous ne sommes pas tenus ou susceptibles de vous demander votre consentement, autrement dit pour lesquelles vous ne serez pas préalablement informé.

Il arrive aussi parfois que nous archivions vos données à caractère personnel conformément à la législation sur l’archivage. Ainsi, il est possible que nous conservions vos données à caractère personnel dans nos archives plus longtemps que le délai de conservation initialement indiqué. Dans ce cas, la finalité du traitement ne sera plus celle pour laquelle nous avions initialement utilisé vos données, puisque la conservation se fera dans le cadre de l’« archivage dans l’intérêt public ». Ces données archivées seront inaccessibles et illisibles pendant une longue durée (120 ans). Durant cette période, nous ne les traiterons d’aucune manière qui ne soit strictement nécessaire à leur conservation.

Quels sont vos droits ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données vous confère également certains droits lors du traitement de vos données à caractère personnel.

Droit d’accès et portabilité des données

Vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel ainsi que les finalités pour lesquelles nous les traitons. Nous vous demanderons toutefois de nous fournir une preuve d’identité, afin de nous assurer que nous divulguons vos données à caractère personnel à la bonne personne.

Si vous demandez de consulter vos données, vous pouvez les retirer au format numérique au guichet. Nous vous les fournissons dans un format couramment utilisé (par ex. pdf ou Word). Si vous le souhaitez, nous vous les fournissons dans un autre format lisible par machine (par ex. Excel). Nous pouvons également vous envoyer vos données sur papier à l’adresse de votre domicile.

Vous pouvez ensuite transmettre ces données à caractère personnel à un autre responsable du traitement, ou nous pouvons le faire pour vous si vous le souhaitez et que cela est techniquement possible.

Droit de rectification

Si vous constatez que la Ville de Gand dispose de données à caractère personnel erronées ou incomplètes vous concernant, vous avez le droit de les faire rectifier à tout moment.

Droit à l’oubli

Dans un certain nombre de cas, vous avez le droit de faire effacer vos données. Vous pouvez invoquer ce droit :

  • si nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel au regard des finalités pour lesquelles nous les traitions initialement
  • si nous avons besoin de votre consentement pour les traiter et que vous décidez de retirer votre consentement
  • si vous vous opposez au traitement et qu’il n’existe pas de motif légitime pour poursuivre le traitement
  • si, malgré tous nos efforts, nous avons traité vos données à caractère personnel de manière illicite
  • si nous sommes légalement contraints d'effacer vos données

Attention. Dans de nombreux cas, nous sommes tenus de conserver vos données pour une durée déterminée et nous ne pouvons donc pas (entièrement) satisfaire à votre souhait d’être oublié. Par exemple, vous ne pouvez vous faire supprimer du registre de la population.

Le droit à la limitation du traitement, le droit d’opposition et le droit de ne pas être soumis à une décision automatisée.

Vous avez le droit de limiter le traitement :

  • si vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel vous concernant pendant une durée qui nous permet de vérifier l’exactitude de vos données
  • si, malgré tous nos efforts, nous avons traité vos données à caractère personnel de manière illicite, mais que vous ne souhaitez pas que nous effacions vos données à caractère personnel
  • si nous n’avons plus besoin de vos données à caractère personnel, mais qu’elles vous sont encore nécessaires pour une procédure judiciaire
  • si vous vous opposez au traitement et qu’il n’existe pas de motif légitime pour poursuivre le traitement

Vous avez le droit de vous opposer au traitement si nous traitons vos données à caractère personnel pour nos missions d’intérêt public ou d’autorité publique. Si vos intérêts, droits et libertés prévalent sur les motifs légitimes de la Ville de Gand, nous cesserons le traitement de vos données à caractère personnel.

Lorsque l’autorité doit déterminer si vous pouvez prétendre à un montant (par ex. une bourse d’étude), il est fréquent qu’elle se fonde simplement sur un certain nombre de caractéristiques. Vous avez le droit de demander une intervention humaine si une décision négative aurait pour vous de graves conséquences, sauf :

  • si nous devons traiter vos données à caractère personnel de cette manière conformément à un contrat que nous avons conclu avec vous
  • si cela est légalement autorisé et que vos droits et libertés sont sauvegardés
  • si vous nous donnez votre consentement explicite

Comment pouvez-vous exercer ces droits ?

Vous pouvez exercer ces droits de différentes manières :

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent

Nous vous répondrons dans les plus brefs délais : au plus tard 30 jours après avoir reçu votre demande et la preuve de votre identité. Normalement, exercer vos droits ne vous coûtera rien. Toutefois, si votre demande est extravagante ou fréquemment réitérée, la Ville pourra vous demander une indemnité ou vous opposer un refus.

Une question, remarque ou réclamation ?

Si vous avez une question, une remarque ou une réclamation à propos du respect de votre vie privée, prenez contact avec le Délégué à la Protection des Données de la Ville :

Data Protection Officer
Stad Gent
Botermarkt 1
9000 Gent

Vous avez également le droit d’introduire une réclamation à tout moment auprès de la Vlaamse Toezichtcommissie